De 15 Voordelen Van Bedrijfssoftware In De Cloud

Recente onderzoeken bevestigen het nogmaals, het gebruik binnen bedrijven van online bedrijfssoftware via het Saas (software as a service) delivery model groeit gestaag om niet te zeggen keihard. Vandaag de dag werkt het overgrote deel van het bedrijfsleven nog met traditionele software. Adoptie van online bedrijfssoftware is al een aantal jaar geleden gestart bij met name bedrijven van 0 tot 10 medewerkers. Met de komst van meerdere online bedrijfssoftware pakketten worden de bedrijven die het gaan gebruiken steeds groter. Een ‘no-brainer’ als je het mij vraagt waarom dit gebeurt en de komende jaren alleen maar zal toenemen. Zonder dat velen het zelf doorhebben doen ze al erg veel in the cloud, een Android telefoon moet geactiveerd worden met een Gmail account en een iPhone werkt met iCloud. Adressen, foto’s, filmpjes en al niet meer staan meer en meer in the cloud. Maakten we onszelf een jaar geleden nog druk over privacy en beveiliging, netwerken als Twitter en Facebook blijven maar groeien. De grenzen worden steeds vager als we moeten kiezen over wat we wel en niet op het internet over onszelf prijsgeven. [quote]Vandaag de dag werkt het overgrote deel van het bedrijfsleven nog met traditionele software.[/quote]We raken gewend aan the cloud, gaan steeds meer winkelen in the cloud en gaan de voordelen steeds meer ervaren van online winkelen ten opzichte van offline winkelen. Heel aardig in beeld gebracht door bijvoorbeeld Bol.com.

Online ondernemen

Ditzelfde geldt voor bedrijfssoftware. Als we er in ons privé leven steeds makkelijker mee omgaan heeft dat een postieve weerslag op ons zakelijk gedrag. Acceptatie van online applicaties en tools neemt toe en IT managers leggen zich er steeds meer bij neer dat ze simpelweg niet meer onder controle hebben waar mensen mee werken. Iets waar Salesforce.com erg groot mee is geworden, het niet meer nodig hebben van een IT manager om sales mensen met hun applicatie te laten werken. IT afdelingen werden simpelweg omzeild doordat sales afdelingen direct via et internet een abonnement konden afsluiten. Er wordt wel eens gevraagd wat een ondernemer 2.0 precies inhoudt. [pullquote_left]Het feit dat bedrijfsinformatie 24×7 beschikbaar is vanaf verschillende apparaten door meerdere mensen tegelijkertijd biedt enorme potentie.[/pullquote_left]Wat mij betreft hebben we het dan over online ondernemen, een ondernemer die optimaal gebruik maakt van de online middelen die hem worden aangeboden om zodoende op andere online manieren te gaan samenwerken met collega’s, klanten en leveranciers. Ondernemers die hiermee zijn gestart gaan op een gegeven moment vanzelf ervaren dat naast de primaire voordelen van Saas het mogelijkheden biedt waar ze vantevoren nooit over hadden nagedacht. Het feit dat bedrijfsinformatie 24×7 beschikbaar is vanaf verschillende apparaten door meerdere mensen tegelijkertijd biedt enorme potentie. Echter het laatste wat ik hier beschrijf wordt al wat abstracter en zijn vandaag de dag nog niet de primaire redenen waarom wordt gekozen voor online bedrijfssoftware via Saas. Hiervoor moeten we het dichter bij huis zoeken, een opsomming van de 15 primaire voordelen van Saas bedrijfssoftware:

[pluslist]

• 24×7 beschikbaarheid van bedrijfsgegevens
• meerdere mensen (collega’s, klanten, leveranciers) kunnen vanaf verschillende plekken tegelijkertijd bij bedrijfsinformatie en de bedrijfsprocessen
• bedrijfsinformatie en processen zijn tevens mobiel benaderbaar
• geen hoge licentieprijzen te betalen vooraf
• geen hoge implementatiekosten, geen maatwerktrajecten
• geen lange implementatietrajecten
• abonnementen van echte Saas spelers zijn maandelijks opzegbaar
• geen eigen IT beheer benodigd, Saas bedrijfssoftware is 99,99% beschikbaar
• geen eigen IT infrastructuur benodigd zoals server systemen, gekoelde ruimtes en storage
• opschakelen en uitschakelen van gebruikers gaat met enkele klikken
• geen installaties of zorgen om updates, in een Saas omgeving werkt iedereen met één en dezelfde meest recente versie
• altijd een back-up beschikbaar, geen lokale opslag meer op server of laptop van bedrijfsgegevens
• online ecosysteem waardoor integratie met andere online pakketten relatief eenvoudig is
• alles digitaal, geen opslag van gegevens op papier in ordners (facturen, bankafschriften, offertes, bestelbonnen, etc.)
• besparen op accountancykosten (zelf aanmaken verkoopfacturen, zelf inscannen inkoopfacturen, aanvragen krediet via enkele klikken)

[/pluslist]

The False Cloud

Al een behoorlijke lijst aan voordelen die slechts een aanvang betreffen van wat het uiteindelijk kan opleveren. Links en rechts wordt er wel eens onduidelijkheid geschapen rondom online bedrijfssoftware zijnde niet ‘multitenant’ Saas. We hebben het hier over een zogenaamde ‘hosted’ versie van traditionele bedrijfssoftware. Binnen de IT industrie wordt dit ook wel eens ‘the false cloud’ of  ‘cloud washing’ genoemd. Termen die geïntroduceerd zijn door grote spelers zoals Salesforce.com. Hosted bedrijfssoftware staat nog steeds geïnstalleerd op een eigen server echter die staat niet binnen het kantoorpand maar op een remote plek in een datacenter. Je dient je als bedrijf wel degelijk zorgen te maken over de beschikbaarheid van deze server, back-up faciliteiten en allerlei andere infrastructurele zaken. Hiervoor is specifieke expertise benodigd die weer ingehuurd moet worden of in dienst moet zijn van het bedrijf. De software die op de server draait dient nog steeds aangeschaft te worden. [pullquote_right]Multitenant Saas <> Hosted Bedrijfssoftware = The False Cloud[/pullquote_right]Dat staat in schril contrast met Saas waarbij het maandelijkse abonnementsprijzen betreft van enkele tientjes of enkele honderden euro’s. Er zijn partijen die in een soort van abonnementsvorm de software aanbieden, echter veel verder dan een lease achtige constructie komen ze niet. Tienduizenden euro’s aan software licentiekosten gedeeld door het aantal maanden dat de software wordt gehuurd.

AppCenter, AppStore, Appxchange

Bedrijven dienen in een dergelijke contstructie zich nog steeds zorgen te maken over een update beleid. Immers daarover dient het bedrijf zelf beslissingen te nemen of en wanneer te doen. Het succes van Apple’s iPhone, Google’s Android en Salesforce.com zit hem mede in het feit er een ecosyteem (Appstore, Play, Appexchange) wordt aangeboden waarlangs vele ontwikkelaars aanvullende applicaties aanbieden in de vorm van apps en andere koppelingen. Apps en koppelingen die met één klik op de muisknop geactiveerd en gebruikt kunnen worden. Typisch Saas.

Online kredietverstrekking

Het feit dat alles met elkaar in verbinding staat en data en processen realtime met elkaar gekoppeld kunnen worden is immens krachtig.  Het thema bedrijfsfinanciering of kredietverstrekking is actueel. De bank vraagt gegevens vanuit de financiële administratie en vanuit het logistieke systeem om zodoende een besluit te nemen over wel of niet toekennen van extra krediet. Voor de ondernemers onder ons die weten wat er bij een kredietaanvraag komt kijken. Gegevens verzamelen, doorzetten naar de accountant, consolideren en actualiseren, doorsturen naar de bank en eventueel extra informatie opleveren. Tegenwoordig kan dat heel anders. Wanneer al deze gegevens in the cloud opgeslagen staan kunnen deze gegevens volgens vaste afspraken en protocollen tussen overheid en banken de gegevens met een druk op de knop worden vertrekt. Hiervoor is het zogenaamde RapportagePortaal in het leven geroepen dat op basis van SBR en XBRL standaarden online en digitaal de benodigde gegevens aan de bank oplevert. Slechts één voorbeeld van hoe het anders kan.

Kortom er valt voldoende te winnen als ondernemer met the cloud en 100% Saas. En eigenlijk is dat pas het begin, daarna ga je de echte voordelen pas ervaren: informatie online delen met collega’s, klanten en leveranciers om later te vermenigvuldigen.