Wie heeft er niet eentje gehad, een webshop. Een lucratief kanaal om ook via het internet het waar aan te bieden. Zo heb ik er zelf ook eentje gehad, ik praat een jaar of 5 geleden. Ik weet nog destijds een behoorlijke zoektocht op het internet naar aanbieders van diensten waarmee eenvoudig een webshop of webwinkel kan worden gebouwd. Uitgekomen bij Shoptrader.nl, een partij die vandaag de dag nog steeds bestaat. Inmiddels wemelt het van dergelijke aanbieders, doe een Google search op webshop en viola, een complete lijst met aanbieders. Dat het thema ‘hot’ is bleek wel uit de bezoekersaantallen van de Webwinkel Vakdagen afgelopen week. Meer dan 10.000 geïnteresseerden bezochten de beurs in twee dagen. Een stijging van tientallen procenten ten opzichte van de vorige editie. Exact had er tevens een stand en dus toog ik woensdag ochtend richting Jaarbeurs om eens te zien en te ervaren hoe het eraan toe gaat. Ik was immers nog nooit op deze vakdagen geweest plus goed om eens te zien hoe Exact zich manifesteert op een dergelijk event. En eerlijk is eerlijk, ik had zo mijn twijfels bij het evenement. Nergens op gebaseerd, puur gevoelskwestie. Maar het evenement heeft mij doen verbazen, in positieve zin. Als de commercianten dringen om een plaatsje op de beursvloer te verkrijgen dan moeten daar dingen gebeuren die wel heel erg relevant voor ze zijn.
Webshop is verslavend
Enfin, met wat gestuntel en gekleum had ik uiteindelijk mijn webshop online. Gedoe met het aanmaken van artikelen, plaatjes en prijzen en het vinden van de juiste opmaak template. Vervolgens het aanzetten van de juiste betalingsmodules zodat consumenten zowel met IDEAL als met de creditcard konden betalen. Het hebben van een creditcard op de zakelijke rekening en het hebben van een PayPal rekening zijn daarin toch wel een vereiste. Destijds gebruik gemaakt van Ogone, een aanbieder van allerlei betalingsdiensten. Zo’n webwinkel werkt vervolgens prima en zelfs een beetje verslavend. Bestellingen en betalingen komen binnen en de frequentie waarmee dit wordt gechecked neemt heel snel toe. Het vele werk werd beloond, van heinde en ver werden er bestellingen geplaatst en betalingen gedaan. Dat moet onze Duitse ‘vriend’ Kim Dotcom ook hebben gedacht en dat is hem aardig gelukt, tot vorige week dan. Na een drietal maanden klopte de accountant aan om de BTW aangifte te doen. Vol trots vertelde ik dat accountant er een nieuw verkoopkanaal erbij te hebben via de webshop. De accountant fronsde wat met zijn wenkbrauwen toen ik vertelde hoe dat precies verliep met betalingen, creditcards en facturen. Facturen werden namelijk aangemaakt binnen de Shoptrader omgeving naast de facturen die in andere systemen werden aangemaakt. Om een lang verhaal kort te maken, het heeft de accountant heel wat uurtjes gekost om de boel weer enigszins recht te trekken vanuit administratie technisch oogpunt bekeken. [pullquote_right]Om een lang verhaal kort te maken, het heeft de accountant heel wat uurtjes gekost om de boel weer enigszins recht te trekken vanuit administratie technisch oogpunt bekeken.[/pullquote_right]Dat het de accountant veel tijd kostte betekende dus impliciet dat het mij veel geld kostte. Hoe eenvoudig de modules ook te activeren zijn, des te ingewikkelder is het voor een accountant door de bomen het bos te blijven zien. PayPal en Ogone zijn als het ware aparte bankrekeningen, facturen dienen wel opeenvolgende nummers te hebben ook al komen deze uit verschillende systemen om nog maar te zwijgen over crediteringen, retouren en deelbetalingen. Al met al een behoorlijk karwei om alles goed te administreren.
Integratie met de financiële administratie
Prijsverhogingen, aanpassingen van producten, kortingen en aanbiedingen, op een gegeven moment werd het één grote brei aan informatiestromen die leidde tot één geldstroom vanuit mij naar de accountant: zijn duur betaalde uren. Het werd al snel duidelijk dat een integratie en koppeling vanuit de webshop naar de financiële administratie een vereiste was. Alle handmatige werkzaamheden en correcties die nodig waren om het in rechte banen te krijgen was nog net geen nachtmerrie. Iets waar je achteraf gezien door schade en schande wijzer van wordt. Een ervaring die ik nog dagelijks kan aanwenden om duidelijk te maken hoe dingen er in de praktijk aan toe gaan. Het geeft aan dat bij het opzetten van een webshop het verstandig is om op voorhand een aantal essentiële zaken te checken. Eén van die zaken is de integratie met de financiële administratie. Dat kan handmatig, de ervaring die ik had maar die kost behoorlijk wat geld. Het is beter om te bekijken met welk online boekhouden systeem het webshop systeem te integreren is. Er bestaan wat eenvoudigere webshop diensten zoals Shoptrader, BiedMeer en Pangaea. Prima diensten die 80-90% van de markt kunnen bedienen. Er zijn ook meer complexe systemen zoals die van Magento. Dat is meer voor de gevorderden onder ons die van de webshop hun levenswerk heben gemaakt.
Tips
Let bij de integratie van webshop omgeving met de financiële administratie goed op de manier waarop en de specificaties waarmee de integratie plaats vindt. Al snel wordt geroepen dat een integratie voorhanden is maar of het uitsluitend het overschieten van de order gegevens naar de financiële administratie betreft of dat betalingen hierin tevens worden meegenomen wordt niet vermeld. [pullquote_left]Al snel wordt geroepen dat een integratie tussen webshop en financiële administratie voorhanden is[/pullquote_left]Kijk daar dus goed naar! Het kan een hoop extra werk besparen. Zo gaat de webshop leverancier Pangaea al een stuk verder dan menig andere aanbieder. Zij maken de belofte om in 4 stappen een webshop online te brengen op basis van artikelen- en prijsinformatie die al in de financiële administratie aanwezig zijn. Bestellingen en betalingen, voorraad posities en de financiële consequenties daarvan zijn realtime en online ‘in sync’ met elkaar. Verder zorgen ze ervoor dat als de webshop eenmaal online is deze tevens wordt gevonden. Tegenwoordig is het een kunst om ervoor te zorgen dat de webshop opvalt omdat voor iedere productgroep wel specifieke webwinkels bestaan. Bespaart u veel hoofdbrekens en de accountant ook!