Waarom Zijn Er Nog Zoveel Papieren Facturen?

Af en toe verbaas ik mezelf over de enorme massa’s papier die nog dagelijks heen en weer worden gezonden met de papieren facturen in het bijzonder. Zoveel particulieren en bedrijven die online bankieren, zoveel bedrijven en urenschrijvers die overstappen naar online boekhouden en toch nog zoveel papieren facturen. Dat zou toch anders moeten kunnen denk ik dan? Zo snel als online bankieren is opgepikt en de papieren bankafschriften langzaam maar zeker verdwijnen, zo traag lijkt het te gaan met het fenomeen online factureren. En dan bedoel ik eigenlijk niet digitaal factureren in de meest pure vorm zijnde het versturen per email van een factuur in .pdf formaat. Die wordt namelijk op de plaats van bestemming weer uitgeprint, afgedrukt en overgetypt. Hoe slecht zijn we dan eigenlijk bezig? Verwoede pogingen worden gedaan door standaardisatie organisaties om standaarden zoals UBL 2.0 van de grond te krijgen maar het beklijfd nog niet echt. Onlangs een mooi initiatief gestart door enkele banken genaamd FiNBOX waarbij we de beschikking krijgen over een digitale brievenbus voor het ontvangen van onder andere digitale facturen. Vraag is telkens of zoiets dergelijks ‘en-masse’ wordt opgepikt waardoor het de defacto standaard gaat worden.

Online factureren

Want zeg nou eens eerlijk. Als we digitaal een verbinding kunnen leggen met elkaar, dan zijn we er toch? Leveringsvoorwaarden zijn met elkaar overeen gekomen, dan zou het verzenden van een factuur en het verwerken en betalen ervan geautomatiseerd moeten kunnen worden? Ja, eigenlijk wel, dus waarom doen we dat dan niet? Tradeshift is een leuk initiatief, een soort LinkedIn voor bedrijven die onderling een zakelijke relatie hebben. Maar ja, heeft u er wel eens van gehoord?[pullquote_right] Of zijn het de administratie- en accountants kantoren die het tegenhouden?[/pullquote_right]Of zijn het de administratiekantoren en de samenstelpraktijken binnen de accountantskantoren die het tegenhouden? Immers als het verwerken van al die facturen verdwijnt, ja zelfs het scannen en herkennen, welk werk blijft er dan over?

Zakelijke dienstverlening

Nu hebben we honderduizenden zogenaamde urenschijvers in Nederland binnen de zakelijke dienstverlening, wellicht dat die in staat zijn om een ‘movement’ in gang te zetten. Tal van apps en online factureren tools zijn er inmiddels beschikbaar waar je als urenschrijver via de iPhone of een Android smartphone de uren registreert om die vervolgens automatisch te laten omzetten naar een digitale online factuur. Inmiddels is de gebruikersvriendelijkheid van dergelijke toepassingen dusdanig verbeterd waardoor het geen extra inspanning of tijd vergt en het hierdoor uitsluitend voordelen oplevert. Ligt daar een rol weggelegd voor leveranciers van online boekhouden applicaties? [pullquote_left]Ligt daar een rol weggelegd voor leveranciers van online boekhouden applicaties?[/pullquote_left]Tja, dat zouden we allemaal wel willen en op zich als je kijkt naar het aantal administraties dat we bedienen in onze online boekhouden omgeving en alle bedrijven die daaraan gerelateerd zijn, honderdduizenden. Dus als die bedrijven die gebruik maken van Exact online boekhouden nou verzoeken aan hun klanten en toeleveranciers ook om met Exact aan de slag te gaan dan zijn we er. Een droomscenario voor ons natuurlijk die ik vast wel in voordelen kan uitleggen voor al die klanten en leveranciers, maar irreëel. De kracht van een echte verandering is dat deze intrinsiek tot stand komt waarbij uitleg niet benodigd is.

#onlinefactureren

Dus mijn oproep is naar alle urenschrijvers die werkzaam zijn binnen de zakelijke dienstverlening alsmede de administratie- en accountantskantoren die deze klanten bedienen: creëer rust en overzicht in uw administratie en ontdoe uzelf van die papieren hassle, start met online uren registreren en factureren! En laten we afspreken dat diegene die dat doen hier melding van maken via twitter met de hastag #onlinefactureren, gebeurt nu bar wienig op namelijk.