Mijn vorige blog over gratis boekhouden is een behoorlijk aantal keer gelezen en geretweet. Blijkbaar leeft het onderwerp toch, aangewakkeerd door het Canadese Wave Accounting die een gratis formule heeft gelanceerd. Er zijn accountants die zich distantiëren van deze discussie omdat zij zich uitsluitend richten op audit en controle werkzaamheden. Ik denk dan: die kun je pas doen als je toegang hebt tot onder andere de financiële administratie. Het is de levensader om überhaupt controle werkzaamheden uit te voeren dus je kunt er maar beter voor zorgen dat je er veel in beheer hebt. Hier is de vergelijking met het software as a service (SaaS) principe prima te leggen. Zorg voor een gedegen ‘klanten base’ en ga die vervolgens ontwikkelen met retentie programma’s zodat ze meer waardevolle diensten gaan afnemen. Een dergelijke dienstverlening online aanbieden biedt voor het kantoor zelf de mogelijkheid om op basis van gedrag binnen de boekhouding in te spelen op wensen en behoeftes van de klant. Een manier van sales en marketing bedrijven van een hele andere orde waarvan ik me afvraag of het administratie- of accountantskantoor die deze blog leest begrijpt wat ik bedoel. Wellicht eens een workshop geven omtrent dit fenomeen. Geef maar een seintje wanneer de behoefte bestaat hier eens verder op in te gaan.
Groei onderneming: uitbesteden boekhouding?
Voor vele ondernemers die een groei doormaken van het eerste tot het 20e personeelslid een relevante vraag: besteed ik mijn boekhouding uit of ga ik het zelf doen. [pullquote_right]Besteed ik mijn boekhouding uit of ga ik het zelf doen?[/pullquote_right]Door de jaren zijn daar diverse onderzoeken naar gedaan en is er ervaring opgedaan hoe een bedrijf groeit en welke ‘administatie’ behoefte daaruit voortvloeit. Veelal start het met de ondernemer die het zelf gaat doen in Excel en een administratiekantoor inschakelt om de boel écht te administreren. Vervolgens loopt het de spuigaten uit, zijn betalingen aan en betalingen van niet meer in Excel te administreren en krijgt het kantoor een grotere rol in de boekhouding. De ondernemer is blij dat alles buiten de deur ligt maar komt er te zijner tijd achter dat toegang tot de financiële administratie toch gewenst is. Niet zozeer om zelf te boekhouden maar om bepaalde kengetallen rondom uitgaven en inkomsten zelf in de gaten te houden. Er komt een moment dat de kosten voor het voeren van de administratie dusdanig hoog oplopen dat het in dienst nemen van een boekhouder de moeite loont. Veelal gebeurt dit wanneer het bedrijf tussen de 15 en 20 werknemers heeft. Ergens gedurende de groei wordt bekeken welke eenvoudige boekhoud taken in huis kunnen worden gedaan. Het direct aanmaken en versturen van facturen vanuit de boekhouding is zo’n taak waar snelle winst valt te behalen.
Online factureren
Online facturen kan voor een behoorlijke efficiencywinst zorgen. Met de komst van diverse boekhoud diensten wordt de ‘case’ om zelf een boekhouder in dienst te nemen steeds moeilijker. Voor een paar honderd euro per maand is een ondernemer tegenwoordig in staat om de boekhouding uit te besteden. Daarbij dan nog eens een gebruikersvriendelijke manier om online te factureren en het de ondernemer is al goed op weg. Scenario’s waarin menig ondernemer zich in zou moeten herkennen en dat bracht mij op het idee om een aantal van deze boekhoud diensten in een overzicht te plaatsen. Ik zal er vele missen maar laat een bericht achter en ik zorg dat het overzicht wordt aangevuld. Ik heb op basis van de volgende variabelen de boekhoud diensten met elkaar vergeleken: [pluslist]
- rechtsvorm BV
- totaal aantal inkoop- én verkoopfacturen per jaar: 250 (het totaal van alle facturen)
- inscannen en herkennen van facturen
- salaris administratie voor 2 medewerkers
- BTW aangifte (Omzet Belasting)
- IB aangifte voor 1 medewerker
- VPB aangifte (Vennootschaps Belasting)
- opstellen jaarrekening
- de gehele administratie uitbesteden
Net boven de menubalk is een extra menu item beschikbaar genaamd ‘Review Boekhoud Diensten‘. Hier wordt een overzicht gegeven van enkele boekhoud diensten op basis van de genoemde criteria. De rating geeft het prijsniveau aan van de dienst. Let bij het lezen van het overzicht op de volgende zaken:
[arrowlist]- het betreft slechts het uitbesteden van de boekhouding, de aanvullende diensten verschillen per dienst
- bepaal goed voor uzelf wat de wensen zijn en in hoeverre aanvullende diensten gewenst zijn
- vaak is een eerste stap naar online samenwerken met het administratie- of accountantskantoor het aanmaken van verkoop facturen direct in het online boekhouden systeem, test met een gratis proefabonnement bij de verschillende online boekhouden aanbieders de gebruikersvriendelijkheid van online factureren, wanneer u over beperkte of geen boekhoud kennis beschikt is het hebben van een gebruikersvriendelijke facturatie module een pré
Zijn er vragen, opmerkingen of suggesties? Plaats dan een reactie onderaan deze post.